نظام جديد ببيانات قديمة غير مطابقة يعطي تقارير خاطئة بسرعة أكبر. لذلك نعامل ترحيل البيانات كمشروع داخل المشروع، له مسؤول ومراحل وتجارب، لا كخطوة تقنية في يوم التشغيل.
ما الذي تنقله؟
- البيانات الأساسية: العملاء، والموردون، والأصناف ووحداتها وأكوادها، ودليل الحسابات.
- الأرصدة الافتتاحية: أرصدة الحسابات، وأعمار ذمم العملاء والموردين، وكميات المخزون وتكلفتها في كل موقع.
- المستندات المفتوحة: أوامر البيع والشراء غير المكتملة، والفواتير غير المسددة.
وما الذي تتركه؟
نقل سنوات من الحركات التفصيلية نادرًا ما يستحق الجهد. في أغلب الحالات يكفي نقل الأرصدة في تاريخ التشغيل، مع الاحتفاظ بالنظام القديم أو نسخة من بياناته للرجوع إليها. والأصناف والعملاء غير النشطين فرصة للتنظيف لا للنقل.
نظّف قبل أن تنقل
- احذف الأصناف المكررة ووحّد أكوادها.
- أكمل بيانات العملاء من المنشآت: الرقم الضريبي والعنوان الوطني، لأن الفوترة الإلكترونية تحتاجها.
- طابق أرصدة العملاء والموردين مع كشوفهم قبل الترحيل لا بعده.
- اعمل جردًا فعليًا قريبًا من تاريخ التشغيل.
جرّب أكثر من مرة
التجربة الأولى للترحيل تكشف دائمًا مشكلات لم يتوقعها أحد. نوصي بتجربتين على الأقل على نسخة اختبار قبل التشغيل، تُطابق بعد كل منهما الأرصدة في أودو مع النظام القديم بندًا بندًا، ويعتمدها فريق المالية كتابيًا.
قائمة المطابقة بعد الترحيل
- ميزان المراجعة في أودو يساوي ميزان النظام القديم في تاريخ التشغيل.
- إجمالي ذمم العملاء والموردين وأعمارها متطابقة.
- كميات المخزون وقيمته في كل مستودع مطابقة لآخر جرد.
- عينة من الفواتير المفتوحة تظهر بالمبلغ والتاريخ الصحيحين.
اختر تاريخ التشغيل بعناية
بداية شهر أو ربع مالي تجعل المطابقة أسهل بكثير. وتجنّب أسابيع الذروة في المبيعات، وموعد إقرار ضريبة القيمة المضافة، حتى لا يتزامن ضغط التشغيل مع ضغط العمل.
في مشاريع منسّق، ترحيل البيانات وتجاربه والمطابقة بعده جزء من النطاق الأساسي، ولا يبدأ التشغيل قبل أن يعتمد فريق المالية الأرصدة.
